Cómo integrar el plan de acción en tu día a día.
Saber gestionar nuestro tiempo en base a cómo funcionamos mental, emocional y fisicamente es tan importante como tener herramientas y un plan estratégico, más aún cuando hay que incluir todas estas acciones con las tareas del día a día.
Compartiré contigo algunos trucos y recomendaciones que me funcionan muy bien, así podrás aprender a integrar de manera natural tu plan de acción, para alcanzar tus objetivos, con tu rutina diaria.
He probado muchos métodos de gestión del tiempo y productividad (GTD, Autofocus, etc), así como técnicas (Pomodoro, Seinfeld, Checklist, etc) y herramientas de organización (VisualThinking, Trello, Kanban, etc) – como ves, muchas – y siempre llegaba a un punto que las terminaba usando muy poco o dejándolas en el olvido.
Poco a poco entraba de nuevo en el caos, con los nervios de punta, agobiada y estresada. Mi motivación iba decayendo 🙁
Pero, ¿por qué me sucedía esto?
Con el tiempo me dí cuenta que, aunque me resultaba eficiente en mi trabajo (cuando trabajaba para otros), en mi nueva faceta de vida emprendedora (más la personal) no era lo mismo.
Analicemos: «Yo seguía siendo yo, organizada y metódica, el entorno es diferente… ¿tanto me afecta el entorno?»
Más bien, no es que el entorno me afecte, es el significado que le doy al entorno que «cambia» mi percepción, por ende mi conducta, de ser organizada y metódica.
La Jhenny organizada-metódica de la oficina «no es» la Jhenny organizada-metódica emprendedora. Entraban en acción otras creencias, valores, escalas de prioridades, etc.
Como ves, algunas cosas pueden parecer obviedades que pasamos por alto, y que vale la pena sentarse a evaluar en cuanto nos damos cuenta.
Existen un sinfín de maneras de organizarse, solo tienes que encontrar el que más se adapte a tu manera de ser, a tus necesidades y a tus circunstancias.
Te hago un repaso de cuál fué mi proceso:
Tratando de hacerlo sencillo, empecé con horarios del tipo colegio, muy minucioso, por cierto. Me funcionó durante algún tiempo, hasta que me dí cuenta que me producía una presión adicional innecesaria, con efectos no deseados, claro.
Me empezaba a sentir agobiada, obsesionada con el tiempo y que «no alcanzaba a todas las tareas» como yo quería… comencé a bajar el listón de mi autoexigencia, pero en el fondo no me hacía sentir bien.
Poco a poco fuí combinando técnicas y herramientas (GTD, Pomodoro, etc) y prestaba especial atención a qué técnicas me resultaban más beneficiosas con X tipo de tareas. Y así sucecivamente.
Esto que te cuento, no pasó de la noche a la mañana. En mi caso, fueron meses, cuatro o cinco, tal vez.
Fuí incorporando y probando un mix de mi experiencia y de lo que iba leyendo, hasta llegar a un punto que apliqué la gestión emocional a mi productividad (además de lo anterior), esto es, a través de la parte emocional y física, indentifiqué mis niveles de energía durante el día.
De ésta manera me dí cuenta en qué momento del día tenía más capacidad de concentración y cuál estaba más dispersa, aprendí a ser más crítica a la hora de priorizar, identificar los días que estaba más reactiva y otros con mucha creatividad, etc. Mi plan de acción fué mejorando.
En resumen, lo que te quiero decir, escúchate, mírate, siéntete… mental, emocional y físicamente.
Aquí te dejo uno de mis post para que vayas entrenando la habilidad de conocerte así como la calidad de tus pensamientos.
Lo esencial es que te conozcas a ti misma/mismo, cómo funcionan tus emociones, tu disposición y tu motivación, incluso tus niveles de energía. Todo esto cuenta para que identifiques la mejor manera de estructurar tu día a día y conseguir el bienestar que te mereces, además de todos tus objetivos.
¿Cuál es mi sistema de planificación a día de hoy?
Siempre trato de hacerlo sencillo, sin embargo sigo mejorando ciertos procesos internos y externos.
Gracias a la ventaja del autoconocimiento, técnicas de planificación y organización adaptadas a mis necesidades, y a como soy, me ha permitido crear un sistema de trabajo más fluído, balanceado y con el que me siento bien 😉
Me permite HACER según cómo me SIENTO ese día pero también con el sentido de la responsabilidad y obligación cuando «hay que ponerse». Incluyendo las rutinas de casa (super, lavar, limpiar, etc).
Por ahora suelo cumplir con gran parte de mis planificaciones.
Respecto a mis herramientas básicas, son LÁPIZ y PAPEL. Tengo cuatro libretas (cada una con una función), una agenda (de Mafalda) y muchos lapiceros de colores.
Tambien utilizo algunas Apps en el móvil para cosas específicas, como Evernote y Note Everything. Así como el Google Drive o el Dropbox. Y ya está, me he quedado con estas después de haber probado otras tantas.
Encuentra las herramientas de organización que se te hagan «naturales» de incorporar en tu vida.
¿Cómo organizarte de forma fácil y sencilla?
Partiendo de la base del autoconocimiento, no me cansaré de decirtelo porque es importante para que vayas haciendo los reajustes necesarios – interna y externamente – para crear TU SISTEMA de organización en el que te sientas bien, con una vida balanceada.
Ahora la organización en sí, que sea fácil y simple:
- Crea una única lista de objetivos y tareas por MES. Incluye tanto las acciones que tienes que realizar para alcanzar los objetivos que te hayas propuesto (y que correspondan hacerlo en ese mes/momento) así como tareas y hábitos que consideres importantes apuntar de tu día a día.
- Luego crea una lista por SEMANA, escogiendo de la lista del mes. Esta lista va a tener las tareas que quieres conseguir para esa semana y que hayas apuntado en tu LISTA DEL MES (Ej. semana del 10 al 17). Para hacerla, repasa y valora tus prioridades y recursos, combina tanto tareas fijas importantes diarias (recoger a los peques, pasear la mascota, etc.) como acciones para la consecución de tus objetivos en esa semana.
- Ahora crea tu lista DIARIA. Igual que el caso anterior, evalúa y apunta lo que vas a hacer ESTE día.
RECOMENDACIONES Y TIPS:
- Equilibra en tu plan de acción tareas diarias, hábitos y objetivos.
- Define tu semana como prefieras, de 5 o de 7 días, y procura tenerla organizada el día anterior.
- La lista diaria defínela el mismo día, para ello es muy útil que te tomes como mínimo 30 minutos previos para escucharte cómo te sientes ese día y así escoger las tareas para ser más eficaz y/o eficiente. También puedes probar hacerla la noche anterior, para mentalizarte con las tareas «que se te resisten», y luego validar hacerlas al día siguiente.
- Lo que quede por hacer apúntalo para la vez siguiente. Por ejemplo, si no lo pudiste hacer este día, pásalo al siguiente día SIN FALTA; si es de la semana, pues a la semana siguiente, y así. Y no olvides evaluar por qué lo estas procrastinando.
- Pon atención a las mejoras que puedas hacer para, no solo ser una persona más productiva, sino para que te sientas bien, tranquila, equilibrada y felíz.
- Cuando finalice el mes vuelves a repetir el ciclo de los 3 pasos y pones en práctica los tips y recomendaciones.
Ahora si, es tu turno de ponerlo en práctica y encontrar tu propio sistema de organización para integrar tu plan de acción al día a día… y tener una vida más felíz y equilibrada. ❤️
Y si ya estás trabajando en ello, ¿me cuentas cómo te va?, ¿cómo ha sido tu proceso?